509 Sıra No.lu Tebliğ, elektronik belgeyi şöyle tanımlar: şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünü. Tebliğ kapsamında on iki belge elektronik ortamda düzenlenebilmektedir.

Zorunluluk, belge türüne göre farklı ölçütlere bağlanmıştır: kimi belgede ciro haddi, kimisinde faaliyet konusu, kimisinde ise yalnızca Başkanlığın yazılı bildirimi belirleyicidir.

e-Fatura IV.1.4 · IV.1.5

Ciro ölçütü, brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) üzerinden uygulanır:

Cirodan bağımsız olarak, faaliyeti nedeniyle zorunluluk kapsamına giren gruplar:

• ÖTV Kanununa ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK’dan lisans (bayilik lisansı dâhil) alan mükellefler.
• ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler.
• Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında ilan yayınlayanlar ve internet reklamcılığı hizmet aracıları; ayrıca kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde ya da diğer elektronik ortamlarda mal veya hizmet satışı gerçekleştirenlerden 2022 ve müteakip dönemlerde 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı olanlar.
• Hal Kayıt Sistemi kapsamında komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal edenler.
• SGK ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin edenler.
• Gayrimenkul ve motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık edenlerden 2022 ve müteakip dönemlerde 500 Bin TL ve üzeri hasılatı olanlar.
• Kültür ve Turizm Bakanlığı ile belediyelerden belge alarak konaklama hizmeti veren otel işletmeleri.
• Şarj hizmeti kapsamında EPDK’dan lisans alan işletmeciler ve bunların sertifika verdiği şarj istasyonu işletmecileri.
• 5018 sayılı Kanuna ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarına e-Fatura düzenleyenler.

Ayrıca e-Fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura geçiş süreleri içinde e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek zorundadır.

e-İrsaliye IV.3.5 · IV.3.6

Cirodan bağımsız olarak kapsama giren gruplar:

• ÖTV Kanununa ekli (I) sayılı listedeki mallar nedeniyle EPDK’dan lisans alanlar.
• ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malların imal, inşa, ithalini ve ana bayi/distribütör şeklinde pazarlamasını yapanlar.
• Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri ve bunlarla sözleşmeye istinaden maden üretim faaliyetinde bulunanlar.
• Şeker Kanununda tanımlanan şekerin imalini gerçekleştirenler.
• Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunanlar (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç).
• Gübre Takip Sistemine kayıtlı kullanıcılar.
• Hal Kayıt Sistemi kapsamında komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal edenler.
• İnşaat Demiri İzleme Sistemine geçiş zorunluluğu getirilenlerden 2024 ve müteakip dönemlerde brüt satış hasılatı 1 Milyon TL ve üzeri olanlar.

e-Serbest Meslek Makbuzu IV.4.4 · IV.4.5

Vergiden muaf olmayan bütün serbest meslek erbabı kapsamdadır — ciro ya da faaliyet ayrımı yoktur. 1/2/2020 itibarıyla faaliyetine devam edenler için 1/6/2020, bu tarihten sonra işe başlayanlar için işe başlanılan ayı izleyen üçüncü ayın sonu geçiş tarihidir.

e-Müstahsil Makbuzu IV.5.4 · IV.5.5

e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olanlardan faaliyetleri gereği aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenlemek zorunda olanlar ile Hal Kayıt Sistemi kapsamındaki komisyoncu ve tüccarlar kapsamdadır. 2020 veya sonrasında e-Fatura uygulamasına geçenler, e-Fatura geçiş süresi içinde e-Müstahsil Makbuzu uygulamasına da geçer.

e-Gider Pusulası ve e-Adisyon IV.6.4 · IV.12.4

Bu iki belgede genel bir zorunluluk yoktur. Başkanlık, e-Gider Pusulasında yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulunan mükellefleri; e-Adisyonda ise adisyon belgesi düzenleyen hizmet işletmelerini yıllık veya aylık satış hasılatı tutarlarını dikkate alarak kapsama alabilir. Her iki hâlde de en az üç ay geçiş süresi verilir.

Tebliğin V.1 bölümü üç yöntem tanımlar. Mükellef bunlardan kendisine uygun olanı seçer.

Mali mühür V.9

e-Belgelerin veri bütünlüğünü, kaynağını ve gerektiğinde gizliliğini garanti altına almak için kullanılan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK BİLGEM KAMU SM tarafından hazırlanan elektronik sertifika altyapısıdır. Gerçek kişi mükellefler nitelikli elektronik sertifika (NES) ile imzalayabilir.

• Mali Mühür, kurumun bildirilen yetkilisinin kontrolü altında kullanılır; yetkili değişirse yenisi derhal belirlenir ve bildirilir.
• Unvan değişikliğinde eski unvanı taşıyan sertifika geçerliliğini kaybeder; unvan değişikliğini izleyen 15 gün içinde yeni unvana uygun sertifika başvurusu yapılması gerekir.
• Özel entegratör kullananlarda belgelerin özel entegratörün mali mühür sertifikası ile onaylanmasına Başkanlıkça izin verilebilir.

İptal, itiraz, ihbar ve ihtarların bildirilmesi V.10

Türk Ticaret Kanununun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin, 1/5/2021 tarihinden itibaren, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanan kılavuzda belirtilen usul, esas ve süreler içinde elektronik ortamda Başkanlık bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunludur.

Tebliğin V.7 bölümü, e-Belge olarak düzenlenme zorunluluğu getirilen belgelerin hangi hâllerde kâğıt olarak düzenlenebileceğini sayar. Bu hâllerde — kanunen düzenlenmesi gereken sürenin geçirilmemesi kaydıyla — özel usulsüzlük cezası kesilmez.

1. a)
   Başkanlığın ve e-Belge uygulamalarına taraf olan diğer kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan bakım.
2. b)
   İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da Başkanlıktan izin almış özel entegratör kuruluşların bilgi işlem sistemlerinde meydana gelen arıza, kesinti ile bu sistemlerde yapılan planlı bakım (yazılı bildirimde belirtilen süre ile sınırlı kalmak kaydıyla).
3. c)
   İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, kullanılmakta olan mali mührün veya elektronik imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni mali mühür veya elektronik imza aracının temini süresince).
4. ç)
   Bakanlık veya Başkanlık tarafından yayımlanan genel tebliğ, sirküler, teknik kılavuz ve duyurularda belgelerin e-Belge yerine kâğıt olarak düzenlenmesine ve e-Fatura yerine e-Arşiv Fatura düzenlenmesine izin verilmesi.

Muhafaza yükümlülüğü olanlar, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen e-Belgeleri, kendilerine iletim veya teslim şekline uygun olarak yasal süreler dâhilinde muhafaza etmek ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.

• Elektronik imzanın ve Mali Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolü ancak elektronik ortamda yapılabildiğinden, e-Belgenin düzenleyicisi tarafından kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Belgeler, üzerindeki Mali Mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda saklanır.
• Alıcılar, belge kendilerine elektronik ortamda iletilmişse elektronik ortamda, kâğıt ortamda teslim edilmişse kâğıt ortamda muhafaza ve ibraz eder.
• Yükümlülük, belgelerin doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik kayıt ve veriyi, veri tabanı dosyasını, saklama ortamını ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsar; belgelere kolaylıkla erişebilmeyi, eksiksiz görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilir.
• Muhafazanın Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel değildir.
• Üçüncü kişilerden elektronik saklama hizmeti alınması, mükellefin muhafaza ve ibraza ilişkin asli sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Başka mükelleflere saklama hizmeti verecek olanların Başkanlıktan saklama izni alması zorunludur; izin almadan yapılan saklama Başkanlık nezdinde hüküm ifade etmez.
• Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz.

Elektronik Defter Genel Tebliği e-Defteri şöyle tanımlar: şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü.

Kimler zorunlu Tebliğ 3.2.1

1. 1
   e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.
2. 2
   Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.
3. 3
   Bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler.

Beratın anlamı Tebliğ 4.3.3 · 6.3

Hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.

e-Defter beratı, e-Defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, e-Defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.

Elektronik Defter Genel Tebliği, 6.3

Berat yükleme takvimi Tebliğ 4.3.4

Defter ve berat dosyalarının oluşturulması, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı imzalanması ve e-Defter uygulamasına yüklenerek berat dosyalarının Başkanlıkça onaylı hâlinin alınması gereken son günler:

Muhafaza ve ibraz Tebliğ 4.4.1

• e-Defter dosyaları ve berat dosyaları birbirleriyle ilişkili şekilde elektronik ortamda; muhasebe fişleri ise kâğıt ve/veya elektronik ortamda muhafaza edilir.
• Veri bütünlüğü NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığından bu dosyalar kâğıt ortamında saklanmaz ve elektronik ortamdaki dosyaların kâğıt ortamdaki hâli hukuken hüküm ifade etmez.
• e-Defter ve berat dosyalarının, mükellefin kendisine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafazası mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz ve Başkanlık açısından hüküm ifade etmez.
• Bunlara ek olarak, kopyaların Başkanlıktan saklama izni almış özel entegratörlerin veya Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari on yıl süreyle muhafaza edilmesi zorunludur.
• Defter kaydı yerine geçen belgelerin (muhasebe fişlerinin) e-Defter kayıtları ile birlikte muhafaza edilmesi ve istenildiğinde ibraz edilmesi zorunludur.

Her iki tebliğ de cezayı kendisi belirlemez; Vergi Usul Kanununun ilgili hükümlerine yollama yapar.

• Zorunluluk getirildiği hâlde uygulamalara süresi içinde geçmeyenler ile e-Belge olarak düzenlenmesi gereken belgeyi — V.7 ve VIII numaralı bölümlerdeki istisnai durumlar hariç — e-Belge olarak düzenlemeyen ve almayanlar (matbu kâğıt belge düzenleyenler ve alanlar dâhil) hakkında Kanunda öngörülen cezai hükümler uygulanır.
• Fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzunun elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekirken kâğıt olarak düzenlenmesi, Kanunun 353 üncü maddesinin birinci fıkrasının (1) numaralı bendi kapsamındadır: belgeye yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10’u nispetinde, belge başına asgari bir tutardan az olmamak üzere özel usulsüzlük cezası kesilir; bir takvim yılı içinde her bir belge nevi için kesilecek ceza toplamı kanunda belirtilen üst sınırı geçemez.
• Perakende satış fişi, ÖKC fişi, giriş ve yolcu taşıma bileti, sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi ve günlük müşteri listesi bakımından ise aynı maddenin (2) numaralı bendi uygulanır: her bir belge için maktu ceza kesilir; ceza toplamı her bir tespit için ve bir takvim yılı içinde kanunda belirtilen üst sınırları geçemez.
• e-Defter tarafında, Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Defter oluşturanlar veya oluşturdukları e-Defterleri, berat dosyalarını ve muhasebe fişlerini yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.
• e-Defter tutanlar, oluşturdukları defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumludur; bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır.